Privacybeleid

PRIVACYBELEID
Versie 1.0 | Ingangsdatum: 01/11/2026 | Laatst bijgewerkt 01/11/2026

1 INLEIDING

Dit privacybeleid wordt verstrekt door Gymlium Limited, een bedrijf geregistreerd in Engeland en Wales onder bedrijfsnummer 17337013 met statutaire zetel te Wiston House, 1 Wiston Avenue, Worthing, West Sussex, BN14 7QL, Engeland ('wij', 'onze' of 'ons') voor het gebruik van onze producten en diensten, waaronder ons Gymlium-softwareplatform dat personal trainers en fitnessbedrijven in staat stelt hun eigen merkgebonden fitnessbedrijf te lanceren, te exploiteren en te laten groeien. De Diensten kunnen een merkgebonden website, merkgebonden client-app, clientbeheer, boekingen, workout- en voedingsfunctionaliteit, communicatie, AI-ondersteunde tools en andere bedrijfsbeheerfunctionaliteit omvatten. De Diensten worden zowel gebruikt door personal trainers en fitnessbedrijven ("Trainers") als door hun cliënten ("Cliënten").

Wij nemen uw privacy zeer serieus. Lees dit privacybeleid zorgvuldig door, want het bevat belangrijke informatie over hoe en waarom wij informatie over u verzamelen, opslaan, gebruiken en delen (uw persoonsgegevens).

Het legt ook uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens uit en hoe u contact met ons of de relevante toezichthouder kunt opnemen als u een klacht heeft. Onze verzameling, opslag, gebruik en deling van uw persoonsgegevens wordt gereguleerd door de wet, waaronder de UK General Data Protection Regulation (UK AVG).

De verantwoordelijkheden op het gebied van gegevensbescherming variëren afhankelijk van hoe de Diensten worden gebruikt.

Wanneer een Trainer de Diensten gebruikt om informatie over hun Cliënten te verzamelen, te beheren en te verwerken, treedt de Trainer over het algemeen op als de verwerkingsverantwoordelijke en treedt Gymlium op als verwerker namens de Trainer.

Gymlium treedt op als verwerkingsverantwoordelijke met betrekking tot persoonsgegevens die voor eigen doeleinden worden verwerkt, waaronder:

· het aanmaken en beheren van Trainer-accounts;

· platformbeheer en beveiliging;

· technische ondersteuning;

· productontwikkeling en analytics; en

· naleving van wettelijke en regelgevende verplichtingen.

Wanneer wij als verwerker optreden, verwerken wij persoonsgegevens in overeenstemming met de instructies van de betreffende Trainer en onze contractuele verplichtingen.

2 WAAR DIT BELEID OP VAN TOEPASSING IS

Dit privacybeleid heeft uitsluitend betrekking op uw gebruik van de Diensten.

De Diensten kunnen links bevatten naar of afhankelijk zijn van andere apps, websites, API's of diensten die eigendom zijn van en beheerd worden door ons of door bepaalde vertrouwde derde partijen om u de Diensten te kunnen leveren. Deze andere apps, websites, API's of diensten kunnen ook informatie over u verzamelen in overeenstemming met hun eigen afzonderlijke privacybeleid. Raadpleeg voor privacy-informatie met betrekking tot deze andere apps, websites of diensten hun privacybeleid indien van toepassing. Zie voor meer informatie de sectie 'Met wie wij uw persoonsgegevens delen' hieronder.

3 PERSOONSGEGEVENS DIE WIJ OVER U VERZAMELEN

De persoonsgegevens die wij over u verzamelen, zijn afhankelijk van de specifieke activiteiten die via de Diensten worden uitgevoerd. Wij verzamelen en gebruiken de volgende persoonsgegevens over u:

Als u de persoonlijke gegevens die wij vragen waar dit vereist is, inclusief de geolokalisatiediensten, niet verstrekt, kan dit ons verhinderen om diensten en/of de Services aan u te leveren.

Wij verzamelen en gebruiken deze persoonlijke gegevens voor de doeleinden beschreven in de sectie ‘Hoe en waarom wij uw persoonlijke gegevens gebruiken’ hieronder.

4 GEVOELIGE GEGEVENS

Vanwege de aard van de Services kunnen wij gevoelige persoonsgegevens verwerken met betrekking tot gezondheid, fitness en welzijn. Afhankelijk van hoe de Services worden gebruikt, kan dit het volgende omvatten:

· lengte en gewicht;

· lichaamsafmetingen;

· fitnessdoelen;

· trainings- en activiteitsinformatie;

· voortgangsregistraties;

· blessures en fysieke beperkingen;

· gezondheidsaandoeningen die door gebruikers worden bekendgemaakt;

· dieetwensen;

· voedingsinformatie; en

· voortgangsfoto's.

Wanneer Trainers deze informatie over hun Cliënten via de Services verzamelen en invoeren, is de Trainer over het algemeen de verwerkingsverantwoordelijke voor die informatie en verantwoordelijk voor het vaststellen van een passende wettelijke grondslag en, waar vereist, een voorwaarde van Artikel 9 UK AVG voor het verwerken van dergelijke bijzondere categorieën van persoonsgegevens.

Gymlium verwerkt dergelijke informatie namens de Trainer in overeenstemming met de Services-overeenkomst en de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.

Wanneer Gymlium bijzondere categorieën van gegevens verwerkt als verwerkingsverantwoordelijke voor eigen doeleinden, doen wij dit alleen wanneer een passende wettelijke grondslag en voorwaarde van Artikel 9 onder de UK AVG van toepassing is.

5 LOCATIEDIENSTEN/GEGEVENS

De Services kunnen uw toestemming vragen om locatiediensten te gebruiken om uw locatie bij elke sessie algemeen te identificeren. Wij hebben mogelijk toegang tot die gegevens nodig om de locatie vast te stellen waar uw diensten worden uitgevoerd.

Als u geen toestemming geeft, kunt u de Services gebruiken, maar dat betekent dat de “kaarten”-functie op de Services niet beschikbaar zal zijn. Om uw toestemming op elk moment in te trekken, kunt u de lokalisatietoestemmingen voor onze app op uw apparaat uitschakelen.

De locatiediensten in de Services werken niet tenzij locatiediensten/gegevens over het algemeen op uw apparaat zijn ingeschakeld. U kunt dergelijke functionaliteit op elk moment uitschakelen door de locatie van uw apparaat op “uit” te zetten via de instellingen-app van het apparaat. Wanneer u uw apparaat toestaat om locatiediensten/gegevens te gebruiken, worden er ook gegevens verzameld door Google in overeenstemming met hun Privacybeleid, aangezien dit de kaartservice is die wij in onze app integreren.

Wij hebben geen controle over het Privacybeleid van Google en raden u daarom aan hun privacybeleid te raadplegen voor meer informatie over hoe Google persoonlijke gegevens beschermt; bezoek hun site - https://policies.google.com/privacy?hl=en-US. Voor meer informatie zie de sectie ‘Met wie wij uw persoonlijke gegevens delen’ hieronder.

6 HOE UW PERSOONLIJKE GEGEVENS WORDEN VERZAMELD

Wij verzamelen persoonlijke gegevens rechtstreeks van u wanneer u zich aanmeldt voor de Services, rechtstreeks contact met ons opneemt of contact met ons opneemt via sociale media, inzendingen doet via de Services wanneer een forumelement beschikbaar is, of indirect, zoals uw activiteit tijdens het gebruik van de Services.

Wij kunnen ook persoonlijke gegevens over Cliënten ontvangen van hun Trainer. Een Trainer kan bijvoorbeeld een Cliëntaccount aanmaken of beheren, informatie over een Cliënt uploaden, fitness- of gezondheidsinformatie vastleggen, trainings- of voedingsplannen maken, voortgangsregistraties bijhouden of anderszins informatie over een Cliënt in de Services invoeren.

In dergelijke omstandigheden is de Trainer over het algemeen verantwoordelijk voor de informatie die zij verzamelen en aan de Services verstrekken en treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor die persoonlijke gegevens.

Wij kunnen ook locatiegegevens verzamelen wanneer u locatiediensten inschakelt.

Wij kunnen ook persoonlijke informatie over u verzamelen met behulp van cookies of vergelijkbare technologieën. Raadpleeg ons Cookiebeleid voor details over de cookies en vergelijkbare technologieën die wij gebruiken en hoe u deze kunt beheren.

7 HOE EN WAAROM WIJ UW PERSOONLIJKE GEGEVENS GEBRUIKEN

Onder de wetgeving inzake gegevensbescherming kunnen wij uw persoonlijke gegevens alleen gebruiken als wij een geldige reden hebben, bijvoorbeeld:

(i) wanneer u toestemming heeft gegeven

(ii) om te voldoen aan onze wettelijke en regelgevende verplichtingen

(iii) voor de uitvoering van een overeenkomst met u of om op uw verzoek stappen te ondernemen voordat een overeenkomst wordt gesloten, of

(iv) voor onze legitieme belangen of die van een derde partij

Een legitiem belang is wanneer wij een zakelijke of commerciële reden hebben om uw informatie te gebruiken, zolang dit niet wordt overschreven door uw eigen rechten en belangen. Wij zullen een beoordeling uitvoeren wanneer wij ons baseren op legitieme belangen, om onze belangen af te wegen tegen die van u. U kunt details van deze beoordeling verkrijgen door contact met ons op te nemen (zie ‘Hoe contact met ons op te nemen’ hieronder).

De onderstaande tabel legt uit waarvoor wij uw persoonlijke gegevens gebruiken en waarom.

Zie ‘Met wie wij uw persoonsgegevens delen’ voor meer informatie over de stappen die wij nemen om uw persoonsgegevens te beschermen wanneer wij deze met anderen moeten delen.

8 MARKETING

De Diensten kunnen Trainers in staat stellen marketing- en promotionele communicatie naar hun Cliënten te sturen, waaronder informatie over diensten, programma's, aanbiedingen, evenementen en gerelateerde fitness- of coachingactiviteiten.

Wanneer een Trainer de Diensten voor marketingdoeleinden gebruikt, is de Trainer verantwoordelijk voor het waarborgen dat dergelijke communicatie voldoet aan de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming en elektronische marketing, inclusief het verkrijgen van eventueel vereiste toestemmingen en het bieden van eventueel vereiste afmeldmechanismen.

Gymlium levert de technologie die wordt gebruikt om dergelijke communicatie te faciliteren, maar bepaalt niet de inhoud van de marketingcommunicatie van een Trainer of de rechtsgrond waarop deze wordt verzonden.

Wij zullen persoonsgegevens altijd zorgvuldig behandelen en zullen uw persoonsgegevens niet aan derden verkopen voor hun eigen marketingdoeleinden.

Voor meer informatie over uw recht om bezwaar te maken tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor marketingdoeleinden, zie "Uw Rechten" hieronder.

9 MET WIE WIJ UW PERSOONSGEGEVENS DELEN

Wij kunnen persoonsgegevens delen met vertrouwde externe dienstverleners die ons helpen bij het exploiteren, onderhouden en verbeteren van de Diensten.

Afhankelijk van de gebruikte functionaliteit kunnen deze aanbieders omvatten:

§  cloudhosting- en infrastructuuraanbieders;

§  content delivery- en beveiligingsaanbieders;

§  betalingsverwerkers;

§  transactionele e-mail- en berichtenaanbieders;

§  klantenondersteuningssystemen;

§  analyseaanbieders;

§  AI-dienstverleners;

§  kaart- en locatiedienstaanbieders;

§  authenticatie- en social login-aanbieders; en

§  communicatie- en notificatieaanbieders.

Voorbeelden kunnen aanbieders omvatten zoals DigitalOcean, Vercel, Cloudflare, Stripe, Google, Resend en vergelijkbare technologieaanbieders die van tijd tot tijd worden gebruikt om de Diensten te leveren.

Wij staan dienstverleners alleen toe uw persoonsgegevens te verwerken als wij ervan overtuigd zijn dat zij passende maatregelen nemen om uw persoonsgegevens te beschermen. Wij leggen dienstverleners ook contractuele verplichtingen op om ervoor te zorgen dat zij uw persoonsgegevens alleen kunnen gebruiken om diensten aan ons en aan u te leveren.

Wij of de bovengenoemde derden kunnen incidenteel ook uw persoonsgegevens moeten delen met:

§ externe auditors, bijvoorbeeld in verband met de controle van onze rekeningen en ons bedrijf — de ontvanger van de informatie is gebonden aan geheimhoudingsverplichtingen

§ professionele adviseurs (zoals advocaten en andere adviseurs) — de ontvanger van de informatie is gebonden aan geheimhoudingsverplichtingen

§ wetshandhavingsinstanties, rechtbanken of tribunalen en regelgevende instanties om te voldoen aan wettelijke en regelgevende verplichtingen

§ andere partijen in verband met een significante bedrijfstransactie of herstructurering, waaronder een fusie, overname, verkoop van activa, beursintroductie of in geval van onze insolventie — doorgaans wordt informatie geanonimiseerd, maar dit is mogelijk niet altijd mogelijk; de ontvanger van de informatie is echter gebonden aan geheimhoudingsverplichtingen

Als u meer informatie wilt over met wie wij uw gegevens delen en waarom, neem dan contact met ons op (zie ‘Hoe kunt u contact met ons opnemen’ hieronder).

Wij zullen uw persoonsgegevens niet met enige andere derde partij delen.

10 HOE LANG UW PERSOONSGEGEVENS WORDEN BEWAARD

Wij bewaren persoonsgegevens alleen zolang als redelijkerwijs noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld en in overeenstemming met toepasselijke wettelijke verplichtingen.

Bewaarperioden kunnen variëren afhankelijk van de aard van de informatie.

Doorgaans:

§ financiële, boekhoudkundige en belastinggegevens kunnen tot zes jaar na het einde van de relevante relatie worden bewaard of langer indien wettelijk vereist;

§ account-, platform- en klantinhoudgegevens worden over het algemeen bewaard in overeenstemming met de toepasselijke accountbewaarinstellingen en contractuele afspraken;

§ na beëindiging van een abonnement kunnen inhoud en persoonsgegevens gedurende een beperkte periode worden bewaard om terughalen vóór verwijdering te vergemakkelijken;

§ back-upkopieën worden bewaard in overeenstemming met onze back-upbewaarschema's en vervolgens veilig overschreven of verwijderd.

Wanneer een geldig verzoek om wissing wordt ontvangen, zullen wij persoonsgegevens verwijderen, tenzij wij wettelijk gerechtigd of verplicht zijn deze te bewaren.

Na het verstrijken van de toepasselijke bewaarperioden worden persoonsgegevens veilig verwijderd of geanonimiseerd.

11 GEANONIMISEERDE INFORMATIE

De persoonsgegevens die wij verzamelen kunnen analytische, educatieve of commerciële waarde voor ons hebben. Wanneer wij de verzamelde informatie hebben geanonimiseerd, behouden wij ons het recht voor om dergelijke informatie te verwerken en te verspreiden.

12 OVERDRACHT VAN UW PERSOONSGEGEVENS BUITEN HET VK

Als onderdeel van het leveren van de Diensten kunnen wij uw persoonsgegevens delen met derden die buiten het VK zijn gevestigd.

Bovendien kunnen wij onder de Britse wetgeving inzake gegevensbescherming uw persoonsgegevens alleen doorgeven aan een land buiten het VK wanneer: de Britse overheid heeft besloten dat het betreffende land een passend beschermingsniveau voor persoonsgegevens waarborgt (bekend als een ‘adequaatheidsverordening’) overeenkomstig artikel 45 van de UK GDPR; er passende waarborgen zijn getroffen, samen met afdwingbare rechten en doeltreffende rechtsmiddelen voor u; of er een specifieke uitzondering van toepassing is op grond van de relevante wetgeving inzake gegevensbescherming. Als wij uw persoonsgegevens vanuit het VK zouden gaan doorgeven aan: 

§ de EER: zouden wij ons baseren op de adequaatheidsbevinding die het VK aan de EU heeft verleend op grond van het Terugtrekkingsakkoord; voor doorgiften van de EU naar het VK zouden wij ons baseren op de adequaatheidsverordening die aan het VK is verleend op grond van het adequaatheidsbesluit.

§ Elk land buiten het VK/de EER: zouden wij ons baseren op passende waarborgen onder de UK GDPR, zoals het bestaan van een adequaatheidsbesluit voor dat land, of het sluiten van een International Data Transfer Agreement.

Indien wij op enig moment niet langer op een van deze mechanismen zouden kunnen of willen vertrouwen, zouden wij uw persoonsgegevens niet buiten het VK doorgeven tenzij wij dit zouden kunnen doen op basis van een alternatief mechanisme of een uitzondering waarin de Britse wetgeving inzake gegevensbescherming voorziet.

13 UW RECHTEN

U beschikt doorgaans over de volgende rechten, die u gewoonlijk kosteloos kunt uitoefenen.


Voor meer informatie over deze rechten kunt u de website van de ICO bezoeken hier.

Voor meer informatie over elk van deze rechten, inclusief de omstandigheden waarin ze wel en niet van toepassing zijn, kunt u contact met ons opnemen (zie 'Hoe kunt u contact met ons opnemen' hieronder). Mogelijk vindt u het ook nuttig om de richtlijnen van de Britse Information Commissioner over uw rechten onder de UK GDPR te raadplegen.

Als u een van deze rechten wilt uitoefenen, vul dan het aanvraagformulier in dat beschikbaar is op onze website www.gymlium.com/en/contact. Neem bij contact met ons alstublieft het volgende in acht:

§  verstrek voldoende informatie om uzelf te identificeren (bijv. uw volledige naam en gebruikersnaam) en eventuele aanvullende identiteitsinformatie die wij redelijkerwijs van u kunnen verzoeken, en

§  laat ons weten welk(e) recht(en) u wilt uitoefenen en op welke informatie uw verzoek betrekking heeft

Houd er rekening mee dat wanneer uw persoonsgegevens via de Services door een Trainer worden verwerkt, de Trainer mogelijk de verwerkingsverantwoordelijke is die bepaalt hoe en waarom die persoonsgegevens worden verwerkt. In die gevallen moeten verzoeken met betrekking tot uw persoonsgegevens mogelijk in eerste instantie aan de betreffende Trainer worden gericht.

14 HET BEVEILIGEN VAN UW PERSOONSGEGEVENS

We hebben passende beveiligingsmaatregelen om te voorkomen dat persoonlijke gegevens per ongeluk verloren gaan, of onrechtmatig worden gebruikt of geraadpleegd. We beperken de toegang tot uw persoonlijke gegevens tot degenen die een legitieme zakelijke noodzaak hebben om deze te raadplegen.

We hebben ook procedures om vermoedelijke inbreuken op de gegevensbeveiliging aan te pakken. We zullen u en de toepasselijke toezichthouder op de hoogte stellen van een vermoedelijke inbreuk op de gegevensbeveiliging wanneer we daartoe wettelijk verplicht zijn.

Als u gedetailleerde informatie van Get Safe Online wilt over hoe u uw informatie en uw computers en apparaten kunt beschermen tegen fraude, identiteitsdiefstal, virussen en vele andere online problemen, bezoek dan www.getsafeonline.org. Get Safe Online wordt ondersteund door HM Government en toonaangevende bedrijven.

15 HOE EEN KLACHT IN TE DIENEN

Neem contact met ons op als u vragen of zorgen heeft over ons gebruik van uw gegevens (zie hieronder 'Hoe contact met ons op te nemen'). We hopen dat we eventuele problemen kunnen oplossen.

U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Information Commissioner.

De Information Commissioner is te bereiken via https://ico.org.uk/make-a-complaint of telefonisch: 0303 123 1113.

16 WIJZIGINGEN IN DIT PRIVACYBELEID

We kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd wijzigen. Wanneer we significante wijzigingen aanbrengen, zullen we stappen ondernemen om u te informeren, bijvoorbeeld via de Services of op andere wijze, zoals per e-mail.

17 PREVALERENDE TAAL

Dit beleid, de services en alle door ons verstrekte materialen kunnen voor het gemak in een of meer talen worden vertaald. In geval van enig conflict, inconsistentie, dubbelzinnigheid of verschil tussen de Engelse versie en een vertaalde versie, prevaleert de Engelse versie en is deze voor alle doeleinden bindend.

18 HOE CONTACT MET ONS OP TE NEMEN

Voor meer informatie over ons privacybeleid of onze praktijken, of om toegang te krijgen tot uw persoonlijke gegevens of deze te corrigeren, of om een klacht in te dienen, kunt u contact met ons opnemen via ons contactformulier: www.gymlium.com/nl/contact